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    Pros y contras de escribir una RFP para cámaras de seguridad

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    Si bien es común que los gerentes de seguridad e instalaciones emitan una «Solicitud de propuesta» (RFP) al comprar un sistema de cámaras de seguridad y/o control de acceso, no siempre es una buena idea debido a las limitaciones que impone a ambos. su proveedor de seguridad y el nuevo equipo que está solicitando.

    Al final del día, escribir una RFP podría terminar siendo una gran pérdida de tiempo, y si cumple con los proveedores que aceptan su RFP, podría verse severamente limitado por sus selecciones de productos o, peor aún, perder completamente la suerte si su el proveedor de seguridad cierra o decide no ofrecer soporte para los productos que se han instalado según su RFP.

    Ventajas del proceso de RFP

    Al utilizar el proceso de adquisición de RFP para comprar e instalar un sistema de seguridad, un líder de proyecto documentará todos los requisitos del proyecto, los materiales necesarios, los plazos y los detalles, y presentará una propuesta formal a numerosos proveedores que desea considerar. Los proveedores responderán solo si pueden cumplir con la solicitud exacta y no incluirán ninguna información o sugerencia superflua. Por lo general, esta solución solo funciona si tiene un amplio conocimiento de los productos de seguridad, qué marcas son las mejores y en qué aplicaciones deben usarse estos productos. Si es un administrador de proyectos con un amplio conocimiento sobre lo que está enviando una propuesta, aquí hay algunas razones por las que puede beneficiarse del proceso de RFP:

    Ofrece igualdad de condiciones. Puede enviar su RFP a cualquier proveedor que cumpla con sus requisitos y todos los proveedores tendrán acceso a la misma información. Es probable que reciba múltiples cotizaciones de proveedores de la competencia y tendrá la oportunidad de seleccionar la oferta más razonable.

    Se centra en criterios específicos. Su director de proyectos de seguridad puede indicar al comité de evaluación de la empresa que se centre en información específica descrita en la propuesta. Esto garantiza que el comité no se verá influenciado por información superflua que el director del proyecto no considere pertinente para la RFP y que los proveedores se compararán según los criterios establecidos por el director del proyecto.

    Ofrece el potencial para descubrir nuevos proveedores. Si su gerente de proyecto ha lanzado una red amplia, enviando RFP a múltiples proveedores calificados, esto le brinda la oportunidad de trabajar con un proveedor nuevo y potencialmente más adecuado para su proyecto.

    Contras del proceso de RFP: patentado, descriptivo y de rendimiento

    Si bien algunas organizaciones utilizan el proceso RFP para encontrar exactamente los productos que investigaron y seleccionaron a mano, esto implica muchas limitaciones en lo que respecta a qué proveedores pueden ayudarlo, cuánto tiempo recibirá soporte para su nuevo equipo y un número de otras desventajas. Si está pensando en redactar una RFP larga para un proyecto de seguridad, aquí hay algunas razones por las que puede estar perdiendo el tiempo.

    Muchas RFP utilizan el Método propietario, lo que implica que el comprador describa exactamente lo que quiere comprar, cómo quiere que se instale e incluye los nombres de los fabricantes y los números de modelo. Este método puede ser particularmente arriesgado porque coloca la responsabilidad completa del rendimiento del equipo en el comprador, que a menudo tiene menos conocimientos sobre estos productos que el proveedor. Algunas desventajas del método patentado incluyen:

    Tienes que hacer tu propia investigación.. Las cámaras y los productos de seguridad son complicados, y muchas marcas utilizan una terminología confusa para que parezca que sus sistemas funcionan mejor de lo que anuncian. Eso significa que incluso si hace toda su propia investigación y encuentra un sistema en el que tiene total confianza, aún puede estar comprando un producto que no funcionará como se anuncia.

    Las especificaciones patentadas limitan la competencia. Dado que ha incluido especificaciones exactas, productos y tal vez incluso números de modelo, hay un número finito de proveedores que podrán cumplir con su solicitud exacta, lo que limita severamente la competencia y casi siempre resulta en aumento de los costos.

    Otro método utilizado para las RFP es el Método descriptivo. Si bien esto le da al comprador cierto control sobre el tipo de equipo que se está instalando, le permite al proveedor más flexibilidad en la selección de productos. Si bien esto puede aumentar la competencia y, a su vez, reducir los costos, este método tiene sus desventajas:

    Las RFP descriptivas pueden llevar mucho tiempo. Este método requiere que el gerente del proyecto proporcione una especificación detallada de cada componente, lo que podría ser una pérdida de tiempo considerando que existen proveedores confiables que pueden proporcionar ese tipo de información sin cargo adicional (muchos brindan consultas gratuitas).

    Muchos compradores carecen del conocimiento técnico para formar una RFP descriptiva. A menos que haya trabajado con varias marcas de cámaras de seguridad y las haya instalado usted mismo (y quizás haya ido a la escuela para obtener algunas certificaciones), lo más probable es que esté fuera de su alcance cuando se trata de escribir una descripción detallada de exactamente lo que su necesidades de las instalaciones en materia de seguridad y vigilancia.

    Si bien puede estar claro que hay más contras en escribir una RFP debido a la naturaleza compleja de los productos de seguridad y la cantidad de tiempo que lleva escribir uno, el Método de rendimiento sería el método que más recomendaríamos si su empresa requiere RFP. Usando este método, el comprador describe el resultado final deseado pero le da al vendedor un control casi completo sobre cómo se logrará este resultado. Este método puede generar una variedad de soluciones creativas y permitir que los proveedores compitan por los precios. Sin embargo, el método de rendimiento no está exento de inconvenientes:

    Obtendrá el mismo resultado que si consultara con una empresa de seguridad sin RFP, pero perderá más tiempo. Si su empresa requiere que envíe una RFP, el método de rendimiento está bien. Pero si no es un requisito, terminará perdiendo más tiempo escribiendo y presentando propuestas que si hubiera investigado varias empresas de seguridad y consultado con ellas directamente.

    Evaluar propuestas puede volverse muy complicado. Dado que está dejando el control creativo a los proveedores, es probable que reciba una amplia variedad de propuestas diferentes con muchos productos, especificaciones, rangos de precios y sugerencias diferentes, todo lo cual tendrá que revisar y elegir el mejor. . Si tiene conocimientos técnicos limitados sobre cámaras de seguridad, podría dejarse engañar por una empresa que le ofrece el sistema más económico.

    Evitar el proceso de RFP

    Omitir el proceso de solicitud de propuesta (RFP) y considerar una solución más orgánica puede ser una buena opción por varias razones. Si bien obviamente elimina mucho tiempo para formar una propuesta compleja, hay una serie de otros argumentos para evitar el proceso de RFP por completo:

    Los requisitos de RFP describen el qué y el cómo, pero omiten el por qué. Asesorar sobre la estrategia es uno de los mayores valores que puede proporcionar un buen consultor de seguridad, pero cuando utiliza el proceso RFP, se salta este paso por completo.

    Las RFP nunca incluyen suficientes detalles. Si bien es posible que haya escrito un documento de 36 páginas que detalla el equipo exacto, las especificaciones y la forma de instalación que requiere su empresa, nunca brindará suficientes detalles para brindar información procesable a un proveedor potencial. Un solo documento nunca podrá comunicar de manera efectiva exactamente lo que su instalación necesita y terminará consultando con varias compañías de seguridad mientras trata de resolver los detalles esenciales, que estaba tratando de evitar en primer lugar al escribir un RFP.

    Evaluar propuestas será como comparar manzanas con naranjas. Dado que posiblemente no pueda transmitir suficientes detalles en su RFP para satisfacer completamente a cualquier proveedor de seguridad, terminará recibiendo propuestas que están por todas partes. Por ejemplo, recibirá estimaciones de proyectos que oscilan entre $X, $5X y $20X. Estos presupuestos no son útiles ni procesables porque, en primer lugar, nunca debe evaluar a los proveedores únicamente según el presupuesto.

    Muchos buenos proveedores no participarán en el proceso de RFP. Por una buena razón, ya que el proceso de solicitud de propuestas generalmente produce toneladas de propuestas en su mayoría inútiles. El propósito de enviar una RFP es encontrar el mejor proveedor, pero si un proveedor de servicios ya tiene demanda, tendrá que luchar con las tiendas que necesitan el trabajo, no con los mejores equipos.

    Resumiendo + Ejemplo de la industria

    Si considera todos los factores, el hecho de que una empresa acepte su propuesta a menudo no significa que sea la mejor opción para el trabajo. De hecho, a menudo puede significar exactamente lo contrario. Al evitar el proceso de RFP por completo, ahorrará tiempo y dinero y también tendrá la oportunidad de recibir una comprensión más informada de cómo se verá el proyecto una vez finalizado, considerando que pasa por los canales correctos y consulta con proveedores confiables.

    Por ejemplo, recientemente recibimos una solicitud de propuesta de 36 páginas que incluía 64 cámaras y componentes adicionales en lo que hubiera supuesto un gran trabajo para nuestra empresa. Sin embargo, en la propuesta, no solo incluyeron productos que no admitimos, sino que tampoco se dieron cuenta de que no solicitaron suficiente almacenamiento, es decir, tres discos duros de 4 TB no son suficiente almacenamiento para 64 cámaras de seguridad de resolución 4K y 2K. Eso significa que si un proveedor termina aceptando su RFP, la empresa que envió la propuesta podría no tener suerte cuando se quede sin almacenamiento rápidamente.

    Consulte con un experto en seguridad hoy

    No confíe solo en nuestra palabra, solicite una consulta gratuita. El hecho de que pueda escribir un documento de 50 páginas que describa cada detalle de su proyecto no significa que deba hacerlo. Consulte con uno de nuestros técnicos certificados con experiencia hoy, de forma gratuita, y tendrá la oportunidad de explicar sus objetivos de seguridad y su presupuesto. Luego, tendrá la oportunidad de que realicemos una encuesta en el sitio y le brindaremos sugerencias sobre cómo alcanzar sus objetivos y su presupuesto.

    Consultor de seguridad Johnny

    Uno de nuestros técnicos, dirigido por Johnny Beagle, lo ayudará en cada paso del camino. Comenzaremos brindándole una encuesta gratuita del sitio, que nos ayuda a comprender la mejor solución posible para usted. A continuación, uno de nuestros técnicos le indicará qué tipo de cámaras funcionan mejor para su acería.

    Para comunicarse con Johnny y Camera Security Now directamente por teléfono, llame al 800-440-1662 o complete un formulario de cotización en línea rápido y fácil.

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