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    Cómo cancelar con gracia un evento

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    Circunstancias imprevistas a veces significan tener que cancelar su evento. Aunque cancelar un evento puede ser decepcionante para los creadores y los compradores de entradas, una cancelación bien ejecutada puede mostrar la integridad de tu marca. La comunicación clara y la responsabilidad permiten que la situación se resuelva sin problemas y fomentan la buena voluntad continua con los futuros asistentes.

    ¿Qué debes hacer ante la difícil decisión de cancelar un evento? Esta guía incluye una plantilla de correo electrónico y consejos para convertir una situación desafortunada en una oportunidad para deleitar con un servicio al cliente superior y más allá.

    Tabla de contenido

    Razones por las que podría necesitar cancelar un evento

    Cómo cancelar un evento (con gracia)

    Plantilla de correo electrónico de cancelación de evento

    Razones por las que podría necesitar cancelar un evento

    Hay muchas razones por las que cancelación de evento podría ser necesario. Existen algunas alternativas a la cancelación, como cambiar a un evento en línea, pero pueden no ser adecuados para todo tipo de evento. Nuestra lista cubre algunas de las principales razones por las que se cancelan los eventos, pero de ninguna manera es exhaustiva.

    Complicaciones climáticas

    Los avisos de cancelación de eventos debido al clima pueden ser necesarios si ocurre un clima extremo o si su evento se lleva a cabo principalmente al aire libre y se requieren condiciones específicas. Grandes tormentas, como huracanes o ventiscas, pueden hacer que sea peligroso o imposible que los asistentes viajen al evento.

    Si ha organizado un evento al aire libre en un lugar que carece de cobertura en caso de mal tiempo, es posible que no tenga sentido que el evento se lleve a cabo, ya que puede correr el riesgo de que la asistencia sea baja.

    Cómo evitarlo: Planee una fecha de respaldo si su evento se llevará a cabo al aire libre.

    Baja asistencia

    Si no ve la cantidad de boletos vendidos que necesita para cubrir los costos de su evento y obtener ganancias, puede ser mejor cancelar el evento en lugar de continuar con él. Esto dependerá de si puede o no obtener reembolsos de los proveedores a los que ya pagó, o si la falta de ingresos es tan grande que es mejor perder sus depósitos que llevar a cabo el evento.

    Cómo evitarlo: Echa un vistazo a nuestro consejos para vender más entradas.

    Complicaciones de la pandemia

    Todos sabemos que las circunstancias imprevistas pueden interponerse en el camino de un evento. Esto fue especialmente obvio a raíz de la pandemia de COVID-19, que condujo a cancelaciones de eventos sin precedentes. Incluso con la debida diligencia, puede haber algunas cosas que estén fuera de su control, pero puede seguir las mejores prácticas para resolver los desafíos inevitables más rápido y proteger a sus asistentes del caos.

    Cómo evitarlo: Nuestro libro de estrategias de seguridad para eventos de COVID-19 puede ayudarlo a planificar con anticipación y mitigar riesgos futuros.

    Complicaciones del lugar

    Si su lugar se retira en el último minuto y no tiene un sitio de respaldo, es posible que no tenga más remedio que cancelar su evento. Si su evento es pequeño, es posible que pueda asegurar un segundo lugar en poco tiempo, pero esto puede ser más desafiante para eventos más grandes. Las reservas de última hora también pueden tener etiquetas de precio más altas, lo que podría no funcionar para el presupuesto de su evento.

    Cómo evitarlo: Hazle a tu lugar las preguntas correctas antes de reservar

    Complicaciones internas

    Como creador, sabe que los eventos tienen muchas partes móviles y terceros involucrados, y en ocasiones esos terceros pueden causar complicaciones. Un proveedor clave podría retractarse en el último minuto o usted puede enfrentar demoras en la obtención de permisos o licencias clave. Se pueden superar algunos inconvenientes, pero otros, como la falta del permiso legal necesario, podrían significar que deba cancelar.

    Cómo evitarlo: Examine al personal de su evento y proveedores para garantizar que sean confiables.

    Cómo cancelar un evento (con gracia)

    Deja de tomar ventas

    Una vez que se haya tomado la decisión final de cancelar su evento, asegúrese de dejar de vender boletos de inmediato. Esto ayudará a mitigar la decepción de los compradores de boletos y evitará la necesidad de reembolsar a más personas después de que el evento ya se haya cancelado.

    Comuníquese con sus asistentes

    Idealmente, desea avisar a los asistentes con al menos 24 horas de anticipación, pero cuanto antes pueda comunicarles la cancelación, mejor. Esto es especialmente cierto si muchos asistentes viajan largas distancias y necesitan tiempo para reorganizar planes de viaje, hoteles y transporte.

    Envíe un correo electrónico a sus asistentes tan pronto como pueda y, si es posible, llámelos a todos. Si creaste la página de tu evento con Eventbrite, puedes usar la plataforma para envíe un correo electrónico a sus asistentes. Incluso tenemos una plantilla de correo electrónico a continuación para que pueda consultarla. Algunas personas no siempre revisan su bandeja de entrada y los correos electrónicos a menudo van a las carpetas de correo no deseado, así que tome todas las rutas posibles (incluso las redes sociales) para comunicar esta información crítica. Su sitio web, correos electrónicos de marketing u otros materiales promocionales también son buenos canales para hacer el anuncio.

    Emitir reembolsos completos

    Si cobró por los boletos, debe emitir un reembolso completo a los asistentes – y comience el proceso rápidamente. Si su evento tiene una duración de varios días y solo se cancela un día, está bien ofrecer un reembolso parcial o prorrateado a los titulares de boletos de varios días. Un reembolso parcial también puede tener sentido si está moviendo su evento en línea como consideración por el cambio en lo que proporcionará a sus asistentes. Cuando envíe correos electrónicos a los asistentes, sea claro acerca de los montos de los reembolsos, cuándo comenzará a procesar los reembolsos y cuándo los asistentes deben esperar ver los reembolsos acreditados en sus cuentas.

    Es posible que desee decirles a los asistentes que hablen con su banco o proveedor de tarjeta de crédito para verificar el estado de los reembolsos. Asegúrese de que los asistentes sepan que no deben enviarle la información de su cuenta personal o tarjeta para verificar el estado de los reembolsos.

    Reflexionar y evaluar

    Independientemente del motivo de la cancelación de su evento, es importante evaluar qué salió mal y determinar si existen estrategias de mitigación que pueda implementar para eventos futuros. No podrá evitar desastres naturales o eventos climáticos importantes, pero es posible que desee tomarse el tiempo para elaborar cláusulas de cancelación en los contratos de sus proveedores o idear opciones de respaldo.

    Considere enviar una encuesta de seguimiento a los compradores de boletos para averiguar qué tan satisfechos estaban con sus comunicaciones de cancelación y el proceso de reembolso.

    Plantilla de correo electrónico de cancelación de evento

    Descubrir que tu evento se canceló puede ser decepcionante para los compradores de boletos, por lo que es importante ser transparente en tus comunicaciones. Proporcionar información clara y completa puede ayudar a garantizar que sus asistentes no se confundan y puede ayudarlo a mantener una buena relación con ellos.

    En su correo electrónico de cancelación, cubra los puntos clave, como por qué se cancela el evento, cuándo y cómo los compradores de boletos pueden esperar obtener un reembolso y a quién deben llamar si necesitan más información. Trate de anticipar las principales preguntas que tendrán los asistentes para evitar una avalancha de mensajes después de que salga la comunicación.

    Línea de asunto: una actualización sobre [Event Name]

    Copia de cuerpo:

    [Greeting],

    Esperamos que este mensaje te encuentre bien. Lamentamos informar que hemos tomado la difícil decisión de cancelar [event name] debido a [cancellation reason].

    Estamos trabajando para reembolsar a todos los compradores de boletos a través de su método de pago original. Debido al alto volumen de reembolsos, apreciamos su paciencia con nosotros mientras trabajamos para que todos recuperen su dinero. Si no recibe su reembolso por [date]por favor contactar [contact info] para que podamos investigar esto por usted.

    Para obtener información sobre nuestros eventos futuros, síganos en [social media platform] a [social media handle]. Esperamos verte en [event name] ¡pronto!

    [Sign off],

    [Company name]

    Cancelado puede ser difícil

    Ningún organizador de eventos quiere tener que cancelar un evento, pero cuando se hace de manera abierta y responsable, la cancelación no tiene por qué ser el final de su evento para siempre. Ya sea que esté cancelando por razones de salud y seguridad o por mal tiempo, la experiencia puede brindarle oportunidades de crecimiento e incluso sentar las bases para un evento exitoso en el futuro.

    ¿Necesitas saber cómo cancelar tu evento en Eventbrite? Aprende cómo en nuestro Centro de ayuda.

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