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    Mover su negocio: cosas importantes que debe saber

    Ya sea que esté expandiendo su negocio para satisfacer la demanda o reduciendo el espacio de la oficina ahora que los empleados trabajan de forma remota, una mudanza de oficina es un gran momento. Al igual que mudarse a una nueva casa, mudarse a un nuevo espacio de oficina puede ser refrescante. Un momento para empezar de nuevo, limpiar y ver el mundo a través de diferentes ventanas.

    Sin embargo, ahí es donde termina la similitud. Hay muchas cosas que son diferentes en una mudanza de oficina, y algunas que quizás no hayas considerado. Hemos hecho una lista de cosas importantes que debe saber al mudar su negocio. Estos consejos lo ayudarán a usted, y a sus empleados, a tener una transición sin problemas.

    Necesitarás nominar a un Gerente de Proyecto

    Hay muchas partes móviles cuando se trata de mover su negocio. Eso incluye cosas físicas como muebles y accesorios, así como personal y los detalles más finos en el medio. El mejor lugar para comenzar es nominar a un gerente de proyecto para ayudar a mantener estas partes en movimiento.

    Ya sea usted o alguien más, su gerente de proyecto debe ser bueno con los detalles y administrar los cronogramas. Debe ser alguien en quien pueda confiar para mantener el presupuesto y tomar decisiones en consecuencia. Deben ser capaces de comunicarse claramente con las personas para delegar tareas y mantener a los equipos a tiempo. Por último, también deben ser ágiles, capaces de ajustarse según sea necesario para mantener el flujo.

    ¡No hace falta decir, por supuesto, que tampoco deberían ser abrumados fácilmente!

    Su empresa de mudanzas debe participar desde el principio

    Mover una oficina requiere mucha más mano de obra de lo que crees. También implica una gran cantidad de equipos especializados, especialmente para mover cosas como accesorios de oficina y máquinas expendedoras. Para asegurarse de que puede reservar las fechas que desea en los momentos del día que más le convengan, involucre a su empresa de mudanzas lo antes posible.

    La empresa de mudanzas lo ayudará a administrar el proyecto y lo informará sobre los puntos que puede haber pasado por alto. Visitarán el espacio para realizar una evaluación y proporcionarle un costo para realizar la mudanza. Establecerán un punto de contacto con su gerente de proyecto para garantizar que se puedan abordar todas las preguntas o inquietudes que surjan.

    empresa de mudanzas amigable profesional

    La mayoría de las veces, las empresas optan por mudarse por la noche o los fines de semana (o por la noche los fines de semana) para minimizar el impacto en las operaciones comerciales. Eso significa que estos tiempos tienen la mayor demanda, así que trate de reservar con dos meses de anticipación como mínimo. Podrá elegir sus fechas y permitirse suficiente tiempo para los detalles previos al día de la mudanza.

    Sus empleados pueden sentirse resistentes

    Por supuesto, esto no significa que vayan a marcharse en señal de protesta. Solo ese cambio puede ser emocionante para algunos e inquietante para otros. Incluso si no se resisten, sus empleados sin duda tendrán muchas preguntas.

    Dependiendo de qué tan lejos se mueva, esto puede tener un impacto en sus rutinas matutinas y vespertinas. Las consideraciones sobre sus viajes al trabajo, el transporte público, quién va a recoger a los niños, y ese tipo de cosas inundarán sus mentes cuando escuchen que se acerca un movimiento. Asegúrate de que cuando lo anuncies, lo hagas de forma clara y comunicativa.

    Infórmeles a sus empleados sobre los cronogramas y los detalles de adónde se mudarán. Ofrézcales un lugar para dirigir las preguntas si tienen alguna, pero haga todo lo posible por ser lo más claro posible para que no tengan tantas.

    Involucre a sus empleados y encuentre lugares donde pueda tomar sugerencias o permitirles asumir alguna responsabilidad por el proceso. Designe a los jefes de departamento para que coordinen a sus equipos a fin de revisar el papeleo antiguo y los equipos averiados para despejar sus espacios antes de la gran mudanza. Necesitará el apoyo de personas de toda la empresa, así que sea comprensivo y comunicativo, y pida lo que necesite.

    TI juega un papel importante

    Ojalá mudar un negocio fuera tan fácil como mudar una casa. Tira tu iPad en tu bolso. Agrupe el cargador de su teléfono y métalo en la bolsa de su computadora junto con su computadora portátil y un montón de cables para cargar y accesorios. ¿No puede funcionar así una oficina?

    Desafortunadamente, una mudanza de oficina está en el otro extremo (y opuesto) del espectro. Embalar y mover equipos tecnológicos requiere un enfoque bien planificado, bien pensado y metódico. No solo es probable que tenga servidores para trasladarlos de manera segura, sino que también será necesario reubicar las computadoras, monitores, impresoras y otros dispositivos de sus empleados.

    mujer en cabina de teléfono de equipo de TI

    No solo será necesario mover estas cosas, sino que también será necesario desconectarlas, empacarlas, desempacarlas y volverlas a conectar sin interrumpir su negocio. Es probable que muchas máquinas también tengan información personal y financiera, lo que requiere un cuidado especial. Incluso con todas esas cosas enumeradas, su departamento de TI tiene una larga lista para abordar en la mudanza.

    No subestime el papel de TI en la mudanza de su oficina, y cuánto tiempo, espacio y soporte necesitan para mover todo y restablecerlo en el otro lado.

    Hay leyes sobre cómo mueves algunas de tus cosas

    Cuando se trata de mover datos confidenciales, existen leyes vigentes para garantizar que los mantenga protegidos. Esto aumenta la importancia de la actividad de su departamento de TI en su mudanza, ya que los datos financieros y de los empleados a menudo se almacenan en servidores y dispositivos de respaldo.

    Más que eso, es probable que tenga documentos en archivos para tener en cuenta. No solo deberá prestar atención a las leyes de protección y tránsito relacionadas con el movimiento de estos archivos, sino que su empresa de mudanzas también debe conocer estas leyes.

    Si se muda a otro condado o estado, existe la posibilidad de que las leyes comerciales sean diferentes a las que está acostumbrado. Asegúrese de incluirlo en su plan de proyecto, preferiblemente al principio del proceso, para familiarizarse con las leyes en su nueva ubicación para asegurarse de que está al tanto y que todo está en regla.

    Cuando llegue el momento de mudar su oficina, necesitará un experto en mudanzas que pueda ayudarlo a planificar y ejecutar de principio a fin. Unpakt puede ayudarlo a encontrar una empresa de mudanzas comercial en la que pueda confiar para que lo lleve a usted, y a toda su oficina, allí de manera segura.

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