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    9 problemas comunes de documentación de rociadores contra incendios: resueltos

    Ninguna estrategia de protección contra incendios está completa sin un plan de inspecciones, pruebas y mantenimiento regulares, y ningún servicio de inspección, prueba o mantenimiento regulares está completo sin la documentación adecuada. Cuando se trata de la seguridad de los edificios, se necesita documentación para demostrar que una instalación cumple con todos los requisitos reglamentarios y que está haciendo todo lo posible para proteger a las personas y la propiedad en caso de una emergencia.

    Sin embargo, muchas organizaciones tienen problemas para mantenerse al día con la documentación de sus rociadores contra incendios y/o saber qué debe contener. A continuación, compartiremos nueve de los problemas de documentación de rociadores contra incendios más comunes que hemos visto, para que su instalación pueda asegurarse de evitarlos.

    9 problemas comunes de documentación de rociadores contra incendios

    1. No documentar un inventario completo de dispositivos

    Los sistemas de rociadores contra incendios constan de muchos componentes y dispositivos diferentes, todos los cuales deben documentarse en un informe completo de inventario de dispositivos. Este inventario actúa como una lista de verificación para el profesional que inspecciona, prueba o mantiene su sistema.

    Desafortunadamente, muchas instalaciones no documentan esta información correctamente. A su inventario de dispositivos le faltan algunos dispositivos o nunca se inició en primer lugar.

    Pero si bien puede ser complicado, especialmente en instalaciones grandes con sistemas complejos de rociadores contra incendios, realizar un seguimiento de cada batería, panel de control, línea de comunicación, etc., es una pieza importante de documentación para garantizar que ningún componente de su sistema funcione mal en el caso de un incendio.

    2. Olvidarse de documentar partes de su sistema de rociadores contra incendios que cumplían

    Durante una inspección o prueba de rutina de rociadores contra incendios, es fácil recordar documentar las piezas que no cumplen, ya que suelen ser lo más importante. Sin embargo, un paso que muchos gerentes de instalaciones a menudo olvidan o pasan por alto es documentar los componentes que cumplen, o aquellos en los que el inspector no encontró nada malo.

    Ya sea que no se den cuenta de que deben hacerlo, o simplemente se les olvide, este es uno de los errores de documentación de rociadores contra incendios más frecuentes que cometen las instalaciones, pero también es bastante simple de lograr una vez que se lo recuerdan.

    3. Olvidarse de actualizar la documentación de su rociador contra incendios después de haber corregido una deficiencia informada

    Digamos que contrató a un inspector y encontraron algunas deficiencias en su sistema de rociadores contra incendios. Después de eso, pasó y realizó todos los cambios necesarios que recomendaron. Ya está todo listo y puede continuar hasta la próxima inspección, ¿verdad?

    Incorrecto. ¡No olvide actualizar la documentación de su rociador contra incendios después de haber realizado las correcciones! Es importante, y obligatorio, mantener un registro de todas las acciones correctivas que ha tomado luego de las deficiencias encontradas en las inspecciones y pruebas. De esa manera, cualquier autoridad reguladora sabrá que su instalación ahora cumple con todos los requisitos.

    4. Olvidarse de actualizar la documentación de los rociadores contra incendios cuando ha realizado un cambio en su sistema

    ¿Ha actualizado su sistema de rociadores contra incendios últimamente? ¿Quizás agregó una nueva extensión a sus instalaciones? ¡No olvide documentar los cambios que ha realizado!

    Desafortunadamente, este es un aspecto de la documentación que a menudo se olvida debido a la emoción de cualquier nueva actualización o adición que se instale. Hay muchas cosas a tener en cuenta durante el proceso de instalación, que siempre parece poner la documentación en un segundo plano. Sin embargo, es importante no dejar piedra sin remover y recordar que toda la documentación de su rociador contra incendios debe estar completa y actualizada.

    5. No tener la documentación de prueba del dispositivo de prevención de reflujo

    Si su instalación tiene dispositivos de prevención de reflujo, debe hacer que un profesional certificado los pruebe anualmente y, por supuesto, debe documentar los detalles de esa prueba.

    La mayoría de las veces, su AHJ requerirá que esta documentación se le envíe directamente. Otras veces, su AHJ buscará la documentación cuando complete su encuesta en el sitio. Pueden solicitar ver el informe que detalla los resultados exactos, solo mire la etiqueta del dispositivo, o ambos.

    6. No documentar inspecciones y pruebas menos frecuentes

    La NFPA requiere múltiples inspecciones y pruebas de 3 años, 5 años y únicas que su Autoridad que tiene jurisdicción (AHJ) querrá revisar, ¡así que asegúrese de haberlas documentado! Puede ser fácil olvidar una tarea que ocurre con poca frecuencia, pero tener estos informes completos y accesibles le ahorrará muchos dolores de cabeza a largo plazo.

    Solo algunas de estas inspecciones y pruebas menos frecuentes o únicas incluyen:

    • Prueba de válvula de manguera contra incendios de ½ pulgada (3 años)
    • Prueba de presión de la manguera contra incendios de uso de los ocupantes (5 años, luego cada 3 años)
    • Inspección de válvulas de retención (5 años)
    • Calibración de manómetros (5 años)
    • Prueba de flujo de agua de tubería vertical (5 años)
    • Sustitución de rociadores de cabeza seca (10 años)
    • Lista de rociadores de repuesto (una vez)

    7. No documentar el código y las referencias estándar

    Los edificios y las instalaciones deben permanecer actualizados y cumplir con los estándares establecidos por las autoridades de la industria. Dicho esto, una parte importante de la documentación es garantizar que se haga referencia a esos códigos y estándares en todo momento, dondequiera que sean aplicables.

    Por ejemplo, la mayoría de los hospitales cuentan con el estado de acreditación de al menos una de las siguientes agencias de acreditación: Det Norske Veritas, Inc. (DNV), el Programa de Acreditación de Instalaciones de Salud (HFAP) y/o la Comisión Conjunta (JC). Por lo tanto, la documentación de su sistema de rociadores contra incendios debe asegurarse de hacer referencia a los estándares relevantes establecidos por esas agencias, y si su sistema los cumple o no.

    8. No completar y documentar las inspecciones y pruebas dentro de los períodos de cumplimiento aceptables

    Tanto la NFPA como la Comisión Conjunta han establecido sus propias pautas sobre cuándo se debe completar la inspección, las pruebas y la documentación, a las que denominan «períodos de cumplimiento». Estas pautas ayudan a proporcionar un cronograma más exacto para completar estas actividades, definiendo términos como «semanal», «trimestral» y «semestral» más específicamente. Es importante familiarizarse con estas pautas, para que pueda asegurarse de cumplir con todos los plazos de documentación y cumplir.

    9. No incluir todos los aspectos que deben documentarse en cualquier informe por TJC

    El último error común que cometen las instalaciones en la documentación de sus rociadores contra incendios es no proporcionar detalles básicos, como fechas, firmas y más, que requiere la Comisión Conjunta (TJC). Es una tarea simple, pero fácil de olvidar. Sin embargo, es importante que después de todo el trabajo que hizo para inspeccionar, probar o mantener su sistema, complete el paso final. Una vez que el informe esté listo, asegúrese de que incluya toda la siguiente información:

    • Nombre de la persona que realiza la actividad
    • Afiliación de la persona que realiza la actividad
    • Firma de la persona que realiza la actividad
    • Nombre de la actividad
    • Fecha (mes/día/año) en que se realizó la actividad
    • Frecuencia que se requiere de la actividad
    • Norma NFPA que exige la actividad a realizar
    • Resultados de la actividad (“Pasa” o “Falla”)

    ¿Está interesado en llevar este recurso con usted para consultarlo más adelante? Obtenga la versión descargable aquí.

    ¿Busca ayuda para resolver problemas de documentación de rociadores contra incendios en sus instalaciones? Conectarse con un experto en protección contra incendios con experiencia en Venta de extintores Fire & Security Systems puede ayudar. BuildingReports®, nuestro sistema comprobado de documentación de seguridad en edificios, le garantiza que nunca perderá una anotación. ¡Contáctenos hoy para aprender más!

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