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    Consejos para administrar el alto costo de la planificación de eventos en Nueva York

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    “En Nueva York, hemos visto a clientes gastar el doble de lo que gastaron exactamente en el mismo evento antes de la pandemia, y eso incluiría el lugar, la comida, los audiovisuales y otros gastos”, dice Liz King Caruso, directora ejecutiva de charla técnica.

    La inflación ha estado dominando los titulares de las noticias no solo en Nueva York sino en todo el mundo. Y los planificadores de eventos sin duda están sintiendo el pellizco de la Tasa de inflación del 8,3%. Caruso agrega: “En general, parece que la grave escasez de personal está provocando aumentos de precios muy altos y mucha falta de disponibilidad en Nueva York”.

    Y no se espera que mejore pronto. De acuerdo con la Pronóstico mundial de viajes de negocios para 2023se espera que el costo por asistente para reuniones y eventos en 2022 sea alrededor de un 25 % más alto que en 2019, y se prevé que aumente un 7 % más en 2023.

    Dado que los aumentos de precios hacen que los planificadores de eventos rediseñen estrategias y prioricen sus programas, aquí hay ocho consejos para administrar el alto costo de planificar eventos en Nueva York y en otros lugares.

    Eche un vistazo de cerca a cada elemento del presupuesto

    Durante el reciente evento de Allseated El Estado de la Industria Inflación + Su Impacto en los Eventos seminario web, Heather Klein Rouffe de Alquiler de eventos Atlas dijo que incluso con el ritmo acelerado de trabajo en este momento, es hora de revisar cada detalle comercial con un peine de dientes finos.

    “Probablemente haya visto algunas áreas del negocio que se han descuidado a lo largo de los años, y usted simplemente está en piloto automático. Ahora, de repente, se ve afectado por el pago de tarifas de mano de obra más altas, costos de productos más altos y tarifas adicionales que tal vez ni siquiera se dé cuenta de dónde estaba perdiendo dinero o absorbiendo costos como empresa”.

    Educar a los clientes

    Una vez que haya hecho esa inmersión profunda, Chanda Daniels explicó durante el seminario web que es más importante que nunca involucrar a los clientes en una discusión sobre los costos más altos de planificación de eventos. “Tengo que educar a mis clientes cada vez más sobre las estimaciones y facturas y por qué son un poco más altas de lo normal”.

    Aunque es probable que los clientes hayan escuchado las noticias, eso no significa que conecten los puntos con precios más altos relacionados con eventos. Explique todas las áreas de bienes y servicios de eventos que experimentan aumentos, desde una mayor demanda de lugares y mayores costos de alimentos y bebidas hasta salarios más altos del personal y costos laborales y costos adicionales de producción, transporte y envío para productos manufacturados.

    Sea transparente

    De la mano con la educación de los clientes está la noción de transparencia: tener una comunicación abierta y trabajar juntos para encontrar una solución viable.

    Caruso dice que su enfoque comercial transparente desde hace mucho tiempo ha ayudado a facilitar el proceso de abordar los aumentos de precios con los clientes de eventos. “Nuestros clientes ejecutan todas las cotizaciones antes de elegir a los proveedores y terminan pagando la factura. De esta manera, podemos mantenerlos informados sobre los mayores costos y desafíos”.

    Debido a que hemos sido transparentes durante todo el proceso, incluso si debemos exceder su presupuesto debido a costos más altos, “ellos entienden que estamos de su lado”, explicó Caruso.

    Negociar

    Caruso describió una situación reciente con un proveedor de servicios de Nueva York con un aumento de precios excepcionalmente alto. “Estábamos trabajando con un cliente con una necesidad A/V sencilla: un proyector, una pantalla y un sistema de sonido con un solo micrófono. Durante tres días, nos cotizaron $45,000”.

    Explicó cómo el equipo de planificación se resistió y, de alguna manera, el precio se redujo a $ 26,000 sin cambiar mucho el servicio. “Estábamos estupefactos”, dijo.

    Si bien los ahorros que experimentó Caruso pueden no ser tan drásticos para su evento, pedirles a todos los proveedores que afilen sus lápices en las estimaciones es la mejor práctica de planificación de eventos, incluso en períodos de menor inflación.

    Prepárate para pivotar

    Durante COVID, todos se cansaron de la palabra pivote.

    Pero los planificadores de eventos aún no deberían estar listos para retirar la palabra.

    Por ejemplo, ciertos costos de alimentos son significativamente más altos, como las alitas de pollo, que aumentaron más del 30 % durante los últimos 15 meses, y otros aún se mantienen estables, dijo Clint Elkins de Valor SB. “Hemos estado trabajando con nuestros clientes para tener una cláusula de precios de menú en sus contratos que puedan ajustar en función de la inflación de lo que están comprando, para que puedan sustituir una proteína más barata u otro artículo si es necesario”.

    Trabajar juntos para priorizar

    Cuando se trata de la planificación de eventos, siempre hay una diferencia, a veces más que otras, entre la lista de deseos del cliente y su presupuesto. No es diferente en tiempos de inflación cuando se trata de planificadores de eventos que trabajan junto con los clientes para priorizar y lograr el equilibrio adecuado entre los dos.

    Por ejemplo, durante el seminario web, adam leffel explicó cómo siempre hay un toma y daca. “Si hay ciertas limitaciones financieras, [thereis value in] tener un planificador de eventos que los ayude a descubrir qué pueden y qué no pueden hacer, como usar la ropa de cama más cara, pero incorporar artículos de mesa más básicos por razones de presupuesto para lograr el impacto que están buscando”.

    Investigación y veterinaria Otras fuentes de proveedores

    Incluso antes de que la inflación comenzara a aumentar, COVID alteró drásticamente el panorama de eventos. Algunas empresas se vieron obligadas a cerrar definitivamente, mientras que otras cambiaron para brindar diferentes servicios. Junto con la gran demanda de servicios para eventos, ahora algunos proveedores simplemente no pueden manejar más trabajo.

    Caruso explicó que para continuar brindando los mejores eventos posibles en las circunstancias de costos actuales, su equipo dedica más tiempo que nunca a investigar y examinar otras fuentes de proveedores. “Tuvimos que acercarnos mucho más a los nuevos proveedores para encontrar el mejor precio, así que esto nos encontró trabajando con personas que son nuevas para nosotros y que ya no trabajan con algunos de los proveedores en los que siempre habíamos confiado. A veces se debe a problemas de personal, pero sobre todo a tener que encontrar mejores precios para nuestros clientes”.

    Comience de nuevo para 2023

    Como el presupuesto para los eventos del próximo año está en marcha, recuerde la duplicación de los costos de los eventos en Nueva York antes de la pandemia que mencionó Caruso.

    Si bien puede usar números históricos como indicador, los números de presupuestos anteriores rara vez son precisos en estos días. Las estimaciones de los proveedores de estadios tampoco son suficientes. El mejor consejo es comenzar con un nuevo presupuesto.

    Como parte del proceso de re-presupuestación, asegúrese de revisar los cronogramas de producción. Debido a una variedad de situaciones de escasez, muchas decisiones de última hora simplemente ya no son posibles. Y si se puede acomodar una solicitud o cambio inesperado, es probable que agregue un costo adicional sustancial. Tener un cronograma realista que evite cargos o tarifas urgentes ayuda a mantener los costos bajo control.

    Por último, considere poner una fecha límite para la validez de una estimación. Muchos planificadores de eventos no han utilizado una fecha de vencimiento de la cotización y seguirían respetando el precio original incluso si hubieran pasado meses. Dados los precios que fluctúan rápidamente, asegure los costos fijos tanto como sea posible poniendo una fecha de vencimiento en la estimación.

    Durante COVID, los planificadores de eventos superaron el momento más tormentoso de la historia moderna. Y los recientes altos costos de planificación de eventos son sin duda otro bache importante en el camino. Durante estos tiempos inflacionarios, la educación, la negociación, la transparencia y la flexibilidad son vitales para administrar los altos costos de la planificación de eventos en Nueva York.

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